Una plantilla de una sola página para dejar claro qué se puede hacer con la IA en tu empresa, con qué cuentas y qué datos no se pegan nunca en un chat. La rellenas con tus datos en una tarde, la firma quien manda y la presentas al equipo.
Alguien sube a un chat público una oferta con precios, una nómina o la lista de clientes para «ahorrar tiempo». Sin una regla escrita, nadie sabe que no se hace.
Con una cuenta personal o gratuita, lo que escribes puede acabar fuera de tu control. La empresa no ha elegido esa herramienta y nadie la ha revisado.
La IA suena segura aunque se equivoque. Si no hay una persona que responda de lo que sale de ella, el error llega al cliente.
Vídeo · 13 min
Una política que nadie entiende se queda en un cajón. Antes de repartirla, que tu plantilla vea por qué importa: un vídeo de 13 minutos, un cuestionario y un certificado de realización gratis.
Hacer el certificado gratisCertificado de realización, no título oficial.
Qué sí, qué con revisión siempre y qué no.
Solo las herramientas autorizadas y con la cuenta de la empresa.
Personales, contratos, precios no públicos y contraseñas.
Fuente, cifras, fechas, nombres, normativa y sentido.
Nada sale a un cliente sin que una persona lo haya leído.
A quién se avisa, y sin buscar culpables, cuando algo sale mal.
Es el texto completo que recibes. Lo que va entre corchetes [así] lo cambias por los datos de tu empresa: nombre, responsable, herramientas autorizadas y fecha de revisión.
Política de uso de la inteligencia artificial en [NOMBRE EMPRESA]
Responsable: [RESPONSABLE] · Fecha: [FECHA] · Próxima revisión: [FECHA DE REVISIÓN]
Aquí explicamos cómo usamos herramientas de IA (ChatGPT, Copilot, Claude, Gemini y similares) para ahorrar tiempo sin poner en riesgo a la empresa, a nuestros clientes ni a nosotros mismos. Es corta a propósito: se lee en dos minutos.
Sí: redactar y reescribir textos, resumir, ordenar ideas, traducir, preparar borradores y explicar cosas.
Con revisión siempre: sacar datos de un documento a una tabla, comparar versiones, borradores técnicos.
No: tomar decisiones sobre personas (contratar, despedir, evaluar), dar por buena una cifra, una norma o una cita sin comprobarla, ni enviar algo a un cliente sin que una persona lo haya leído.
Solo usamos: [HERRAMIENTAS AUTORIZADAS], siempre con la cuenta de empresa. No se usan cuentas personales ni gratuitas para trabajar, ni se instala ninguna herramienta nueva sin preguntar antes a [RESPONSABLE]. Si crees que necesitas otra, díselo: lo miramos juntos.
No se pega ni se sube a una IA que no sea la autorizada:
Si dudas, la respuesta es no, y preguntas. Si solo necesitas un resumen, quita los nombres y los datos y pídelo igual: la IA sirve lo mismo.
Suena bien no es lo mismo que es verdad. Antes de usar lo que contesta la IA, repasa:
Preguntarle a la misma IA si lo que dijo es cierto no es comprobar. Si es importante, lo revisa una segunda persona.
La IA propone; la persona que lo usa responde. Lo que enviamos, firmamos o publicamos es responsabilidad de quien lo envía, lo firma o lo publica, aunque lo haya redactado una herramienta.
Si has subido por error un dato que no debías, has detectado una respuesta errónea que ya se ha usado, o has visto a alguien usar una herramienta no autorizada, avisa el mismo día a [RESPONSABLE]. Avisar a tiempo no es un reproche: es lo que evita que un despiste se convierta en un problema.
Todo el equipo hace la formación de alfabetización en IA: un vídeo de unos 13 minutos y un cuestionario, gratis, en aiprocessia.com/alfabetizacion-ia/. Es un certificado de realización, no un título oficial. Repasamos esta política al menos una vez al año y cuando cambien las herramientas.
He leído esta política y me comprometo a seguirla.
Nombre: ______________________ Firma: ______________________ Fecha: ____________
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Modelo orientativo de Softnet Sistemas y AIPROCESSIA. Adáptalo a tu empresa. No es asesoramiento jurídico ni garantiza por sí solo el cumplimiento de ninguna norma.
Y marca la casilla obligatoria. La segunda casilla, la de recibir novedades, es opcional.
Te mandamos un enlace personal. Al pulsar «Confirmar y descargar» se descarga el zip.
Pon tus datos, que la firme quien manda y repásala con el equipo. Revísala cada tres o seis meses.
Te enviamos un enlace de descarga personal. Al confirmarlo, descargas un zip con la plantilla en Word y en PDF, en español y en inglés.
Te hemos enviado un enlace personal para confirmar tu correo y descargar la plantilla. Caduca en 72 horas. Si no lo ves en unos minutos, mira en spam.
Es un modelo orientativo para una pyme. No es asesoramiento jurídico y, por sí sola, no garantiza el cumplimiento de ninguna norma.
El artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689, tras el Reglamento (UE) 2026/1744, habla de que las empresas adopten medidas para apoyar la alfabetización en IA de su personal. Una política escrita es una de esas medidas posibles, no un trámite exigido ni un título oficial.
Si tu caso lo pide (datos de salud, selección de personal, un sector regulado), consúltalo con un profesional del derecho.
Más sobre el Reglamento europeo de IA y las automatizaciones que afecta: artículo del blog.
¿Y qué hace tu equipo a mano cada día? En AIPROCESSIA empezamos siempre por un diagnóstico gratuito de tus procesos: empleamos el tiempo necesario y, si encaja, el proyecto se presupuesta según lo que haya que hacer.
Pedir el diagnóstico gratisSon unos minutos. Descarga la plantilla, rellénala y presenta la política al equipo.
Descargar la plantilla gratis