Libro «IA para pymes»: recursos gratis, peticiones y lista de comprobación

Name: IA para pymes
Author: Jose Antonio Parra

El libro

Qué es y para quién

«IA para pymes» es el título de trabajo de un libro de Jose Antonio Parra, con Softnet Sistemas y AIPROCESSIA. Está en redacción y es de próxima publicación: todavía no hay fecha ni precio, y los capítulos son borradores.

Para quién

Dueño o gerente de una pyme de 5 a 50 personas, sin perfil técnico. No hace falta saber programar ni de informática.

Qué promete

Usar la IA para ahorrar horas y evitar errores caros, con seguridad y dentro de la ley, sin ser técnico.

Cómo está escrito

17 capítulos y 5 anexos. Cada capítulo sigue el mismo esquema: el caso, la idea, cómo se hace, el error caro, prueba esto, resumen y fuentes.

Lo firma Jose Antonio Parra, con Softnet Sistemas (desde 1996) y AIPROCESSIA. Los casos de clientes que se cuentan van sin nombres.

Contenido

Qué hay dentro

Cuatro partes y cinco anexos. Esta es la estructura actual del borrador; los títulos pueden cambiar hasta la edición final.

Parte I

Lo que ya está pasando

Capítulo 1. Tu equipo ya usa IA, aunque no lo sepas
Capítulo 2. Qué es y qué no es: por qué suena tan segura y por qué se inventa cosas

Parte II

Usarla bien: lo que hace cada persona

Capítulo 3. Pedir bien: el método de las cinco piezas
Capítulo 4. Documentos: resumir, extraer y comparar
Capítulo 5. Verificar y no fiarse a ciegas
Capítulo 6. Lo que no se sube nunca a un chat

Parte III

La IA en cada departamento

Capítulo 7. Administración: facturas, hojas de cálculo y contratos
Capítulo 8. Producción y obra: partes, comparativos y proveedores
Capítulo 9. Oficina técnica y comercial: pliegos, memorias y ofertas
Capítulo 10. Asistentes y agentes que contestan y coordinan por ti
Capítulo 11. Preguntarle a tus datos: el ERP que responde

Parte IV

Dirigir la IA: lo que decide el gerente

Capítulo 12. Elegir herramienta y plan sin pagar de más
Capítulo 13. Una política de uso y un responsable
Capítulo 14. Lo que dice la ley (Reglamento de IA, protección de datos, laboral)
Capítulo 15. Ciberseguridad cuando los estafadores también usan IA
Capítulo 16. Medir el retorno: línea base y pilotos
Capítulo 17. Cuándo no usar IA, y por dónde empezar el lunes

Anexos

A. Peticiones listas para copiar
B. Plantilla de política de uso
C. Lista de comprobación antes de fiarse de una respuesta
D. Glosario
E. Fuentes

Anexo	En esta página	En el pack de ficheros
A. Peticiones	6 de las 14 peticiones, con botón de copiar	Las 14, en PDF y en Word editable
B. Política de uso	Tiene su propia página (plantilla gratis)	Se pide en su página, con su propia descarga
C. Lista de comprobación	Completa	En PDF, lista para imprimir (una hoja)
D. Glosario	Una selección de 21 términos	Completo, en el libro
E. Fuentes	Las fuentes con enlace	—

Anexo A

Peticiones listas para copiar

Cada petición lleva las cinco piezas del método del libro: rol, tarea, contexto, formato y límites. Se pueden pegar en Copilot, ChatGPT, Claude, Gemini o el asistente que uses.

Todos los nombres, empresas y datos son inventados. Cambia lo que va entre corchetes y los datos de ejemplo por los tuyos.
Pega solo lo que puede salir de tu empresa. Con datos de clientes o personales, cuenta de empresa y datos anonimizados; claves, datos bancarios completos y salud, nunca.
Lo que sale es un borrador. Revísalo con la lista de más abajo. Quien lo envía o lo firma eres tú.

Escribir un correo

Reclamar una entrega con retraso

Capítulo 3

RolSoy Marta Ibáñez, responsable de compras de Construcciones Ejemplo S.L., una constructora de 30 personas.

TareaRedacta un correo a nuestro proveedor Hormigones Muestra S.L. por el retraso en la entrega del hormigón de la losa.

ContextoEl albarán es el 452. La entrega estaba prevista para el lunes 2 de noviembre y llegó el sábado 7, cinco días tarde. Llevamos dos años trabajando con ellos y es la primera vez que fallan. El retraso nos obligó a parar la cuadrilla dos jornadas. Necesito que me confirmen por escrito la fecha de la próxima entrega antes del miércoles.

FormatoAsunto y cuerpo, unas 120 palabras, tres párrafos cortos, firmado por mí.

LímitesTono firme y cordial; no amenaces con penalizaciones; no inventes fechas, importes ni datos que no estén en esta petición. Si te falta alguno, pregúntamelo antes de redactar.

Resumir y extraer de un documento

Resumir un contrato para quien lo va a ejecutar

Capítulo 4

RolSoy socia de Asesoría Ejemplo S.L., una asesoría de 12 personas.

TareaResume el contrato adjunto para la directora del equipo que lo ejecutará.

ContextoEs un contrato de servicios ficticio con un cliente. La directora lo leerá antes de la reunión del lunes y necesita saber qué plazos hay, qué debemos entregar antes de empezar y qué riesgos tiene para nosotros.

FormatoUna página como máximo, con tres secciones: plazos, obligaciones y riesgos. Cada punto va con el número de la cláusula de donde sale.

LímitesNo inventes datos; si algo no consta en el contrato, escribe «no consta». No interpretes cláusulas ni des opinión jurídica.

Después, abre el original y comprueba tres cláusulas.

Pasar tres ofertas a una tabla

Capítulo 4

RolSoy responsable de compras de una fábrica de envases.

TareaExtrae los datos de las tres ofertas adjuntas.

ContextoSon ofertas de tres proveedores distintos para el mismo pedido de cartón. Quiero compararlas en una hoja de cálculo.

FormatoUna tabla con una fila por oferta y estas columnas: proveedor, fecha de la oferta, importe sin IVA, forma de pago, plazo de entrega, validez de la oferta y documento de origen.

LímitesCopia lo que dice cada documento, sin corregir ni calcular nada. Si un dato no consta, escribe «no consta» en esa casilla, no lo dejes vacío ni lo deduzcas.

Hojas de cálculo y dudas previas

Fórmula para ver facturas vencidas

Capítulo 7

Tengo una hoja con estas columnas (A: cliente, B: número de factura, C: fecha de emisión, D: días de plazo, E: importe, F: fecha de cobro, vacía si no se ha cobrado). Dame la fórmula de la columna G para saber si la factura está vencida y no cobrada, para el programa [Excel o la hoja de cálculo que uses], y explica qué hace cada parte. Que sirva también cuando añada filas.

Comprueba la fórmula con cinco filas de prueba cuya respuesta escribes antes.

Que el asistente pregunte antes

Capítulo 3

Antes de redactar, hazme las preguntas que necesites. Una cada vez.

Se añade al final de cualquier petición cuando no sabes qué contexto dar.

Que diga dónde lo dice cada dato

Capítulo 5

Para cada dato, dime en qué página o párrafo lo dice. Si no está, escribe «no consta».

Solo funciona sobre un documento que le has dado.

Hay 8 peticiones más (facturas en PDF, comparar contratos, partes de obra, pliegos y memorias…). Están en el pack de ficheros de más abajo. ↓

Anexo C

Lista de comprobación antes de fiarse de una respuesta

Una página para tener a mano. Un asistente de IA suena igual cuando acierta que cuando se equivoca: el tono no sirve de señal.

1. Antes de pedir: ¿qué datos vas a pegar?

Se puede: lo público y lo que no identifica a nadie.
Con cuidado: cuenta de empresa y anonimizado, salvo contrato por escrito con el proveedor.
Nunca: claves y contraseñas, datos bancarios completos, salud y categorías especiales de personas identificables. Sin excepciones.
Si ya has pegado algo que no debías: para, apunta qué y dónde, cambia la clave si era una, avisa a quien responde de la protección de datos y cuéntalo sin miedo.

2. Al recibir la respuesta: el color de la tarea

Verde: redactar o reformular un texto que vas a leer tú antes de usarlo. Léelo como el borrador de un compañero.
Ámbar: resumir, extraer o comparar documentos. Se cruza con el original.
Rojo: cifras, cálculos, normas, plazos y citas. Se comprueban con otra fuente. Rojo no es «prohibido».
Si dudas del color, trátala como ámbar. Si te incomoda pensar qué pasaría con una respuesta falsa, sube un color. Las cifras de tu empresa salen del programa de gestión, no del cálculo del asistente.

3. Las seis comprobaciones

Fuente. ¿La he abierto yo? Una fuente que solo cita el asistente no cuenta.
Cifras. ¿Las he recalculado fuera de la IA? Compara con un dato que ya conoces, mira una fila en el original, pide el total por otro camino y desconfía de lo vacío y de lo redondo.
Fechas. ¿Son correctas y siguen vigentes?
Nombres. ¿Existen y están bien escritos? Que un estudio exista no prueba que diga lo que cuenta el asistente: ábrelo.
Normativa. ¿Existe y es la vigente? Se mira en la fuente oficial y se lee el artículo.
Sentido común. ¿Cuadra con lo que sé de mi trabajo? Una afirmación absoluta («el único», «siempre», «ninguno») se contradice con un solo ejemplo: búscalo.
Si solo recuerdas tres: fuente, cifras y normativa.

4. Antes de que salga

¿Qué pasa si esto sale mal? Cuanto más cuesta el error, más comprobación.
Si sale de la empresa o decide dinero, lo mira una segunda persona.
Quien firma, responde.
Lo que no hayas podido comprobar es pendiente, no correcto.

5. Lo que no vale como comprobación

Preguntar «¿seguro?» al mismo asistente.
La cita o el enlace que da la IA: es una pista para ir a mirar, no una prueba.
Que dos herramientas coincidan: pueden equivocarse a la vez. La revisión cruzada es opcional, va después de verificar cada dato y decide la fuente.

Anexo D

Glosario (selección)

Cada término, con las mismas palabras que usa el libro.

agente: Asistente que además actúa: envía, consulta, ejecuta.
alfabetización en IA: Formación del personal que usa IA. El artículo 4 del Reglamento de IA pide adoptar medidas para apoyarla, sin exigir un nivel concreto de nadie.
alto riesgo (anexo III): Sistema de IA que, por lo que decide sobre las personas (por ejemplo, seleccionar o evaluar personal), entra en un ámbito del anexo III del Reglamento de IA. No depende de lo potente que sea.
anonimizar: Quitar todo lo que permite identificar a alguien, sin forma de volver atrás.
asistente de IA: Herramienta tipo chat que responde (ChatGPT, Copilot, Claude, Gemini).
base de conocimiento: Documentos de la empresa de los que el asistente saca las respuestas.
doble factor: Verificación en dos pasos: además de la contraseña, un segundo comprobante, como un código del móvil.
invención: Cuando la IA produce algo falso con apariencia de cierto.
línea base: Medición inicial antes del piloto.
no consta: Lo que el asistente debe escribir cuando un dato no está en el documento.
petición: Lo que escribe el usuario al asistente.
phishing: Engaño por mensaje para que hagas algo: pagar, dar una clave o abrir un fichero.
piloto: Prueba pequeña y medida.
plantilla de petición: Petición guardada con huecos entre corchetes.
política de uso: Documento interno sobre cómo se usa la IA en la empresa.
ransomware: Programa que cifra los ficheros de la empresa, también las copias conectadas, y pide un rescate para devolverlos.
Reglamento de IA: Reglamento (UE) 2024/1689, modificado por el Reglamento (UE) 2026/1744.
responsable del despliegue: La empresa que usa un sistema de IA (término del Reglamento); no es lo mismo que el responsable de IA de la empresa.
seudonimizar: Sustituir identificadores por códigos con una tabla de equivalencias; según el RGPD siguen siendo datos personales.
solo lectura: Permiso para leer sin poder escribir ni borrar.
ultrasuplantación: Imagen, audio o vídeo generado o manipulado con IA que parece real, para hacerse pasar por alguien (en inglés, deepfake).

Descarga gratuita

Pide el pack de ficheros

Te enviamos un enlace de descarga personal. Al confirmarlo, descargas un zip con las 14 peticiones en PDF y en Word editable y la lista de comprobación en PDF, en español y en inglés.

Información sobre tus datos

Responsable: Softnet Sistemas SL, CIF B53330437, Av. del Euro, nave 32, 03114 Alicante. Contacto: info@aiprocessia.com.
Finalidad: Enviarte el enlace de descarga y los ficheros (ejecución de lo que solicitas). Si marcas la segunda casilla, además, enviarte comunicaciones comerciales por correo (tu consentimiento; lo retiras cuando quieras).
Conservación: Tu correo, mientras no pidas su supresión o te des de baja; si no confirmas el enlace, se elimina.
Destinatarios: Proveedores de alojamiento y de envío de correo que nos prestan el servicio, como encargados del tratamiento.
Derechos: Acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a info@aiprocessia.com, y reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Mientras llega el libro

Lo que ya está publicado

Tres piezas que ya puedes usar y que van en la misma línea que el libro.

Alfabetización en IA: vídeo, cuestionario y certificado gratis

Para que tu equipo sepa lo que maneja. Certificado de realización, no un título oficial.

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Política de uso de IA en una página

La plantilla gratis para fijar qué se puede hacer con la IA en tu empresa.

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En vídeo, en el canal de Softnet Sistemas

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Alfabetización en IA para tu plantilla: 13 minutos y un certificado gratis: El vídeo del certificado gratuito, con cuestionario.

Preguntas frecuentes

Lo que suele preguntarse

¿Cuándo sale el libro «IA para pymes»?

Es de próxima publicación. Todavía no hay fecha ni precio: lo anunciaremos aquí cuando existan. «IA para pymes» es el título de trabajo y los capítulos están en borrador.

¿Para quién es el libro?

Para el dueño o gerente de una pyme española de 5 a 50 personas, sin perfil técnico, que quiere usar la IA para ahorrar horas y evitar errores caros, con seguridad y dentro de la ley.

¿Puedo usar ya las peticiones y la lista de comprobación sin esperar al libro?

Sí. Están en esta página, son de libre uso y funcionan con Copilot, ChatGPT, Claude, Gemini o el asistente que uses. Todos los nombres y datos de los ejemplos son inventados: cambia lo que va entre corchetes por tus datos.

¿Qué recibo al pedir los ficheros?

Un correo con un enlace personal para confirmar tu dirección. Al confirmarlo descargas un zip con las 14 peticiones en PDF y en Word editable y la lista de comprobación imprimible en PDF, en español y en inglés. La plantilla de política de uso de IA tiene su propia página, con su propia descarga.

¿Esto es asesoramiento jurídico?

No. Es divulgación para pymes: los modelos son orientativos y, por sí solos, no garantizan el cumplimiento de ninguna norma. Para tu caso concreto, consulta a tu asesor.

Actualizado el 10 de noviembre de 2026 · José A. Parra