La escena se repite en cientos de despachos y pymes españolas: alguien reenvía a la gestoría un correo con el asunto «¿esto nos afecta?» y dentro hay un artículo sobre VERI*FACTU. Debajo, otro sobre la factura electrónica obligatoria. Y un tercero que mezcla los dos. La respuesta habitual del asesor es honesta y desesperante a partes iguales: «sí, os afecta, pero cada cosa va por su lado».
El resultado es que muchas empresas llegan tarde a las dos. Unas porque creen que su programa de contabilidad «ya lo hará». Otras porque asumen que basta con enviar el PDF por correo. Y unas cuantas porque, a fuerza de leer titulares contradictorios, han decidido esperar a que se aclare.
La buena noticia es que automatizar la factura electrónica y el cumplimiento de VERI*FACTU no exige cambiar de ERP ni de programa de contabilidad. Exige entender qué pide cada norma y poner una capa de automatización encima de lo que ya tienes. Eso es exactamente lo que hacemos con IA sobre Sage, A3, Contasol, Holded o el software sectorial que uses.
Respuesta rápida: VERI*FACTU obliga a firmar y encadenar cada factura desde el 1 de enero de 2027 (sociedades) y el 1 de julio de 2027 (autónomos). La factura electrónica B2B es otra obligación distinta, con calendario propio.
Dos obligaciones distintas que casi todo el mundo confunde
Antes de automatizar nada conviene separar las dos normas, porque tienen origen, finalidad y calendario diferentes:
- VERI*FACTU nace de la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal, que introdujo el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria y se desarrolló en el Real Decreto 1007/2023, con la especificación técnica de la Orden HAC/1177/2024. Su objetivo es que ningún software permita borrar o alterar facturas ya emitidas. Afecta a todas tus facturas, también las de particulares.
- La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales (B2B) nace de la Ley 18/2022 «Crea y Crece» y busca otra cosa: combatir la morosidad y saber cuándo se paga cada factura. Solo afecta a operaciones entre empresarios y profesionales.
No son alternativas. Con el tiempo tendrás que cumplir las dos, y cada una tiene su propio reloj.
Qué exige VERI*FACTU y desde cuándo
El Reglamento obliga a que tu sistema de facturación genere, por cada factura, un registro de facturación que se encadena con el anterior mediante una huella criptográfica (hash). Esa cadena es la que impide reescribir el pasado: si tocas una factura antigua, la cadena se rompe y queda a la vista.
A partir de ahí hay dos modalidades de cumplimiento:
- VERI*FACTU: el sistema remite cada registro a la AEAT de forma automática y prácticamente en tiempo real. A cambio, se relajan otros requisitos de seguridad local.
- Sistema no VERI*FACTU: no remite en tiempo real, pero debe firmar electrónicamente cada registro, llevar un registro de eventos y conservarlo todo a disposición de la AEAT.
En ambos casos las facturas llevan código QR. Si operas en modalidad de remisión, además debe figurar la leyenda «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
Las fechas vigentes se fijaron en el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, que aplazó el calendario original: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto (autónomos en IRPF y entidades en atribución de rentas). Los fabricantes de software, en cambio, ya debían ofrecer productos adaptados con declaración responsable desde el 29 de julio de 2025.
Conviene tomárselo en serio: el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria prevé multas de hasta 150.000 euros por ejercicio para quien fabrique o comercialice software no conforme, y de hasta 50.000 euros por ejercicio para quien lo tenga o lo use. Si tributas en País Vasco o Navarra, tu régimen es el foral (TicketBAI y equivalentes), no VERI*FACTU.
La factura electrónica B2B ya tiene reglamento
Durante años la Ley Crea y Crece estuvo «pendiente de desarrollo reglamentario». Ya no. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria B2B y está en vigor desde el 20 de abril de 2026.
La aplicación efectiva, eso sí, está enganchada a la orden ministerial que regula la solución pública de facturación de la AEAT. Desde su entrada en vigor corren los plazos conocidos: 12 meses para empresas con más de 8 millones de euros de facturación y 24 meses para el resto.
El cambio que más trabajo genera no es emitir en formato estructurado, sino una obligación nueva y silenciosa: informar del estado de cada factura (aceptada, rechazada, pagada) en un plazo de cuatro días naturales. Si nadie dice nada, se entiende aceptada. Multiplica eso por las facturas que recibes al mes y tienes un proceso manual imposible de sostener a mano.
En el horizonte europeo, la Directiva (UE) 2025/516, de 11 de marzo de 2025 (el paquete ViDA), llevará la factura electrónica estructurada a las operaciones intracomunitarias a partir del 1 de julio de 2030. La Comisión Europea calculó un ahorro administrativo de 4.100 millones de euros anuales al generalizarla a partir de 2030 (Comisión Europea, 2022).
Cómo automatizar el cumplimiento con IA sin cambiar de programa
Aquí está la parte práctica. La normativa te obliga a que el sistema que emite sea conforme, pero no te obliga a tirar tu ERP. En la mayoría de pymes con las que trabajamos, el flujo queda así:
- Emisión conforme sobre lo que ya tienes. El ERP sigue generando la factura; una capa intermedia calcula el registro, lo encadena, lo firma y —si eliges modalidad VERI*FACTU— lo remite a la AEAT, devolviendo el QR al PDF. Si tu facturación sale de una tienda PrestaShop o WooCommerce, existen módulos específicos que hacen exactamente esto sin tocar el checkout.
- Recepción inteligente. Las facturas de proveedor llegan por correo, portal o EDI en formatos dispares. La IA las lee, extrae los datos y los normaliza — el mismo principio que ya aplicamos al OCR con IA para digitalizar documentos, pero con validación fiscal encima.
- Validación automática. Antes de contabilizar nada se comprueba NIF, serie, base, tipo de IVA y coherencia con el pedido o el albarán. Lo que cuadra pasa solo; lo dudoso va a una bandeja de revisión humana.
- Estados en plazo. El sistema emite el acuse de aceptación, rechazo o pago dentro de los cuatro días, sin que nadie tenga que acordarse.
- Integración con el ERP. El asiento entra en Sage, A3, Contasol o Holded por API o por el conector que admita cada uno. Es el mismo enfoque que explicamos al integrar IA con tu ERP y tu programa de contabilidad.
- Archivo y trazabilidad. Todo queda conservado con su huella, su registro de eventos y su histórico, listo para un requerimiento.
La IA no sustituye al sistema de firma —eso es una cuestión técnica y regulada—, pero sí resuelve el 80% del trabajo que rodea a la factura: leerla, entenderla, clasificarla, validarla y colocarla donde toca.
Qué se gana realmente
El argumento no es solo «cumplir». Es que el mismo esfuerzo que te obliga a hacer la norma te devuelve un proceso mejor:
- Se acaba el picado manual. El coste de tramitar una factura cae entre un 60% y un 80% al pasar de papel y PDF suelto a un flujo electrónico automatizado (Billentis, 2019).
- Menos errores de IVA, porque la validación es sistemática y no depende de quién esté ese día.
- Cierres mensuales más cortos, al llegar todo ya clasificado y conciliable. Va de la mano de la conciliación bancaria automatizada.
- Cero sustos en una inspección, porque la trazabilidad es un subproducto del sistema, no un trabajo aparte.
¿Cuándo tiene sentido automatizarlo?
No todas las empresas necesitan lo mismo. Como criterio práctico:
- Menos de 30 facturas al mes: prioriza que tu software de emisión sea conforme antes de 2027. La automatización de la recepción puede esperar.
- Entre 50 y 300 facturas al mes: es la franja donde el retorno es más claro. Emisión conforme + recepción automatizada suele liberar entre media y una jornada completa de trabajo administrativo.
- Más de 300 facturas al mes o varias sociedades: automatizar deja de ser una mejora y pasa a ser la única forma realista de cumplir los cuatro días de acuse sin ampliar plantilla.
- Asesorías y gestorías: el caso más rentable, porque el mismo flujo se replica por cliente.
Un consejo de calendario: no esperes a diciembre de 2026. Adaptar la emisión es rápido, pero limpiar el maestro de clientes, cuadrar series y probar el flujo completo lleva semanas.
Preguntas frecuentes
¿VERI*FACTU y la factura electrónica obligatoria son lo mismo?
No. VERI*FACTU viene de la Ley 11/2021 y regula cómo debe comportarse tu software de facturación para que no se puedan alterar facturas. La factura electrónica B2B viene de la Ley 18/2022 «Crea y Crece» y regula en qué formato te intercambias las facturas con otras empresas. Tienen normas, plazos y finalidades distintas, y acabarás cumpliendo las dos.
¿Desde cuándo me aplica VERI*FACTU exactamente?
Según el Real Decreto-ley 15/2025, desde el 1 de enero de 2027 si tributas por el Impuesto sobre Sociedades, y desde el 1 de julio de 2027 en el resto de casos, incluidos autónomos en IRPF. Los fabricantes de software ya tenían que ofrecer producto adaptado desde el 29 de julio de 2025, así que puedes exigírselo a tu proveedor hoy mismo.
¿Tengo que cambiar de ERP o de programa de contabilidad?
En la mayoría de casos, no. Lo que debe ser conforme es el sistema que emite el registro de facturación. Se puede resolver con una capa de integración sobre el ERP existente, siempre que el fabricante actualice su producto o permita conectarlo. Cambiar de software es la opción cara y lenta, no la única.
¿Qué pasa si no me adapto a tiempo?
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria prevé hasta 50.000 euros por ejercicio para quien tenga o use sistemas de facturación no conformes, y hasta 150.000 euros por ejercicio para quien los fabrique o comercialice. Al margen de la multa, quedarte fuera de plazo complica cobrar de clientes grandes que ya exigen factura estructurada.
¿Y si mi empresa está en el País Vasco o Navarra?
Entonces te aplica la normativa foral —TicketBAI en las tres diputaciones vascas y el sistema propio de Navarra—, no VERI*FACTU. Son sistemas distintos con obligaciones equivalentes en espíritu, pero con especificaciones técnicas propias. Si operas en territorio común y foral a la vez, conviene revisar el caso concreto con tu asesor.
¿Puede la IA emitir facturas por mí?
La IA no firma ni remite: eso lo hace el sistema de facturación conforme. Lo que sí hace la IA es todo lo que rodea a la factura — leer las de proveedor, extraer datos, detectar duplicados, validar el IVA, clasificar y proponer el asiento. Es la parte que hoy consume horas y no aporta valor.
| Obligación | A quién aplica | Fecha clave |
|---|---|---|
| VERI*FACTU | Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| VERI*FACTU | Autónomos y resto de obligados | 1 de julio de 2027 |
| Factura electrónica B2B | Facturación superior a 8 M€ | 12 meses tras la orden ministerial |
| Factura electrónica B2B | Resto de empresas y autónomos | 24 meses tras la orden ministerial |
| ViDA (UE) | Operaciones intracomunitarias | 1 de julio de 2030 |
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Sobre el autor
Jose A. Parra
CEO y fundador de AIPROCESSIA — 30 años como consultor TI en pymes españolas.
Implanto desde hace tres décadas ERP, integraciones y, desde 2023, agentes IA, RPA y OCR en flujos reales de facturación, mantenimiento y atención al cliente. Mi enfoque: automatizar 5 procesos clave por menos de 100 €/mes y devolver 20-40 horas semanales al equipo, sin reemplazar a nadie.
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